Kiinteistönhuolto on laajin palvelukokonaisuus, jota Lahden Tilakeskus ostaa ulkopuoliselta toimijalta – ei siis ole yhdentekevää, millaisia vaikutuksia sillä on ympäristöön. Lisäksi kiinteistöjen kokonaisilmastovaikutuksista jopa 70 prosenttia voi syntyä käyttövuosien aikana, jolloin kiinteistöhuollossa tehdyillä ratkaisuilla voi olla päästöjen kannalta suuri merkitys.
Lahti oli Euroopan ympäristöpääkaupunki vuonna 2021. Sen myötä myös kaupungin omistamasta toimitilakannasta vastaavassa Tilakeskuksessa haluttiin pureutua ympäristöasioihin.
– Olemme tarkastelleet, mitä kaikkea kiinteistöissä käyttöaikana tapahtuu ja mistä niiden ilmastovaikutukset syntyvät. Parempien käytäntöjen paikallinen vaikuttavuus voi olla suurtakin, kertoo Tilakeskuksen kiinteistöpäällikkö Ossi Leppisaari.
Ratkaisu pienempiin päästöihin on yksinkertainen mutta tehokas: kilpailutuksissa ympäristökriteereillä on paljon painoarvoa, ja ne ohjaavat palveluntuottajia kehittämään toimintaansa koko ajan vastuullisemmaksi.
Autokanta uusiksi, koulutusta tekijöille
Tilakeskuksen kilpailutuksen kantavana ajatuksena on se, että palveluntarjoaja miettii omaa toimintaansa suhteutettuna Tilakeskuksen hoidettaviin kiinteistöihin. Mitä asioita käytännön työssä voisi tehdä toisin, jotta hiilijalanjälki pienenee? Näitä asioita on pohdittu tarkkaan kiinteistöhuollon vuoden 2024 kilpailutuksen voittaneissa yrityksissä.
Sekä Palmia Oy että RTK-Palvelu Oy tuottavat Tilakeskukselle kiinteistöhuoltopalveluita Tilakeskuksen määrittelemien huolto- ja ylläpitotoimenpiteiden mukaisesti. Molemmat yritykset ovat panostaneet ympäristöasioihin toiminnassaan jo pitkään.
Tilakeskuksessa Palmian tehtäviin kuuluu esimerkiksi viheralueiden kunnossapitoa, hiekoituksia ja aurausta sekä sisätilojen huoltoa, siis vaikkapa ilmanvaihdon suodatinten vaihtoa ja vesimittareiden lukua.
– Lahti on ympäristöasioissa edelläkävijä. Tilakeskuksen selkeät vaatimukset ovat kannustaneet meitä nopeampaan muutokseen kohti entistä vastuullisempia toimintatapoja, se on ihan selvä asia, kertoo Palmian kiinteistöpalvelujen toimialajohtaja Carol Österberg.
Yritys vaihtoi viidenneksen kalustosta sähköautoihin
Autokannan sähköistäminen on ollut suurin yksittäinen toimenpide, joka Palmialla on tehty. Yrityksen sadasta autosta yli viidennes vaihdettiin sähköisiin yhden vuoden aikana. Tahtoa tosin olisi vieläkin nopeampaan muutokseen, mutta sähköautojen latausinfran rakentaminen vie aikaa.
– Vauhtimme on silti aika hyvä. Vuoden kuluessa olemme lähellä 50 prosenttia, kuvaa Österberg.
Autojen lisäksi Palmia sähköistää jatkuvasti myös pienkoneitaan. Uudet trimmerit ja ruohonleikkurit ostetaan akkukäyttöisinä, ja Lahteen tulee ensi kesänä Palmian ensimmäinen sähköinen päältä ajettava ruohonleikkuri.
– Ja vaikka ympäristötavoitteiden saavuttaminen aiheuttaa yritykselle kuluja, esimerkiksi autojen sähköistäminen tuo lopulta säästöjä niin huolto- kuin polttoainekuluihinkin.
RTK-Palvelu Oy vastaa osaltaan siitä, että Lahden kiinteistöt toimivat sekä teknisesti että siisteyden osalta, oli kyse sitten koulusta, päiväkodista tai virastosta. Yrityksen toimialajohtaja Jari Pihlajaniemi painottaa kokonaisuuden merkitystä: koneiden ja laitteiden päästöjä vähentämällä, kulkujen optimoinnilla, konekaluston oikea-aikaisella käytöllä ja ajotavalla päästään parhaaseen tulokseen.
– Kaupunki edellyttää tarjouspyynnössä sekä osaamista että konkreettisia suunnitelmia. Meillä tämä edellytys täyttyy, koska henkilökunnan perehdytys ja kouluttaminen sekä panostus palvelujen, välineiden ja menetelmien kehittämiseen ovat meille osa normaalia prosessia kaikissa kohteissamme.
Palmiakin kouluttaa tekijöitään. Heillä on käytössä Suomen ympäristöopisto SYKLIn toteuttama koulutusohjelma, jonka kaikki Lahden kaupungin kiinteistöissä työskentelevät suorittavat.
– Koulutuksessa perehdytään rakennusten elinkaareen, vastuullisuuteen, sisäilmaan, kiertotalouteen sekä vesi- ja energia-asioihin, Österberg listaa.
Energiasäästöä käytännön oivalluksista
Kilpailutuksiin sisältyy myös vaatimus viidestä energiansäästöideasta vuodessa. Usein kyse on pienistä, mutta merkittävistä ratkaisuista, kuten energiasyöppöjen lamppujen vaihtamisesta LED-lamppuihin, vesikalusteiden vaihtamisesta vettä säästäviin vaihtoehtoihin tai rakennuksen säätöjen optimoinnista energiatehokkaammaksi.
– Tärkeintä on, että kiinteistönhoitajat pysähtyvät miettimään, mitä voisimme tehdä paremmin, Palmian Österberg painottaa.
Samoilla linjoilla on RTK-Palvelun Pihlajaniemi.
– Meidän tehtävänämme on olla silmät ja korvat kiinteistössä, ja viedä viestiä tarvittaessa eteenpäin Tilakeskukselle.
Lahden kiinteistöissä työskentelevä henkilökunta suhtautuu tiukkoihin ympäristövaatimuksiin positiivisesti, Pihlajaniemi sanoo.
– Tilakeskuksen kriteerit tarkoittavat heidän arjessaan myös esimerkiksi uusia ja usein entistä parempia työvälineitä.
Kilpailutuksessa luvattua seurataan auditoinnein
Mutta miten Tilakeskuksen kilpailutus käytännössä toimii? Hankinta-asiakirjoissa määritellään muun muassa ympäristötoimien vähimmäisvaatimukset, jotka kaikkien tarjoajien on täytettävä. Näin taataan, että kaikki tarjoajat lähtevät kilpaan samalta viivalta. Pisteytys on pyritty tekemään mahdollisimman yksinkertaiseksi ja läpinäkyväksi kuvaamalla tarkkaan, mitä tekemällä pisteitä saa. Vaatimukset koskevat tällä hetkellä muun muassa kaluston päästöjä, kuljetuksia ja henkilöstön osaamista. Yritykset voivat saada lisäpisteitä ylittämällä minimitason ja esittämällä uusia kehitystoimia.
– Määrittelemme vähimmäisvaatimukset erilaisille koneille, kuljetuksille ja henkilöstön osaamisen tasolle. Kilpailutuksessa yritykset kertovat, mikäli ovat jo vähimmäistasoa korkeammalla sekä miten aikovat edelleen kehittää toimintaansa ja seurata asetettujen tavoitteiden toteutumista, Tilakeskuksen kunnossapidon asiantuntija Jouko Granholm sanoo. Hän vastaa kilpailutusten koordinoinnista.
Vähimmäisvaatimukset pitää asettaa niin, että pienimmätkin toimijat voivat yltää niihin.
– Emme voi syrjiä pienempiä ja suosia isompia, Granholm sanoo.
Tavoitteiden toteutumista seurataan vuosittain auditoinneissa. Jos tehtyjä lupauksia ei täytetä, seuraa sanktio, joka voi lohkaista suurenkin summan sopimuksen katteesta.
– Auditoinnilla on tällä tavoin ohjaava vaikutus, sanoo Granholm.
Tilakeskuksen ammattilaisilla ei ole ollut valmiita malleja kilpailutuksen räätälöintiin, vaan vaihtoehtoja on ammennettu siitä, mitä kaikkea maailmalla, Suomessa ja kaupunkitasolla tehdään.
– Pidämme silmät auki. Vaateiden pitää kuitenkin olla sellaisia, että niihin on mahdollista päästä – emme voi laittaa tarjouspyyntöihin ihan mitä tahansa, Granholm sanoo.
Tilakeskus myös uudistaa kilpailutuksia jatkuvasti. Kun jokin asia muuttuu arkipäiväiseksi, sitä ei enää pisteytetä, vaan tilalle luodaan uusia tavoitteita. Näin varmistetaan, että ympäristön eteen tehtävä työ kehittyy koko ajan. Vuosien kuluessa esimerkiksi kulkukorteista ja yrityksen yhdenmukaisista työvaatteista on tullut tavanomainen osa kiinteistöhuollon arkea.
– Kun kaikki saavuttavat maksimipisteet jossain tietyssä asiassa, kehitämme seuraavaan kilpailutukseen jotakin uutta, joka vaatii taas palveluntuottajalta hieman ponnisteluja. Näin syntyy jatkuvaa kehitystä, Granholm kertoo.
Parhaat toimintamallit valuvat muuallekin
Tilakeskuksen kilpailutus saa Österbergiltä kehuja.
– Kilpailutukset voivat olla laadultaan hyvinkin kirjavia. Tilakeskuksen kilpailutus on erittäin selkeä ja hyvin suunniteltu prosessi. Pidän sitä korkeatasoisena ja ammattimaisena, hän sanoo.
Myös Pihlajaniemi antaa Tilakeskuksen kilpailutukselle kiitosta.
– Tarkkaan avatut kriteerit, avoin vuorovaikutus ja yhteinen tavoite tekevät työstä rakentavaa, hän sanoo.
Uudet, hyväksi havaitut toimintamallit eivät suinkaan jää vain Lahteen, ja siten Tilakeskuksen kilpailutuksilla on laajempikin merkitys. Kun toimivia käytäntöjä löytyy, ne otetaan käyttöön myös muualla, sanovat sekä Etelä-Suomen alueella toimivan Palmian Österberg että valtakunnallisesti kiinteistöjä huoltavan RTK-Palvelun Pihlajaniemi.
Österberg antaa käytännön esimerkin toimintatavasta, joka on lähtöisin Lahdesta ja levinnyt koko Palmian toimintaan.
– Olemme hankkineet Lahteen höyrylaitteita, joista tulee 150-asteista höyryä. Kitkemme niillä rikkaruohoja ja sulatamme jäätyneet portaat. Ennen molempiin käytettiin kemikaaleja, mutta näin myrkyistä on päästy eroon.
Teksti: Emma Nikander