Hyppää sisältöön

Arkisto

Lahden kaupungin keskusarkisto antaa tietoja hallussaan olevista asiakirjoista sekä antaa niitä tutkittavaksi kuntalaisille, virkamiehille, yrityksille, yhteisöille, tutkijoille, opiskelijoille ja muille tiedontarvitsijoille.

Asiakirjatilauslomake löytyy sivun lomakkeista.

Käsittelemme asiakirjatilaukset saapumisjärjestyksessä. Tiedonhaun vaativuudesta ja laajuudesta riippuen toimitus on viimeistään kahden viikon sisällä tilauspäivästä.

Keskusarkistossa on n. 2500 hyllymetriä asiakirjoja, jotka ovat pääsääntöisesti julkisia. Lahden kaupunginarkiston tietopalvelu kohdistuu myös entisen Nastolan kunnan arkistoihin.

Alla tietoa myös Lahden kaupungin sähköisestä arkistosta.

    1.  Tutkijantilaan saa viedä mukanaan muistiinpanovälineet (mukaan lukien tietokoneen).
    2. Asiakkaan tulee täyttää tutkimuslupahakemus, jolla hän tilaa tutkittavan aineiston. Kaupungin arkistonhoitaja myöntää tutkimusluvan, mikäli edellytykset tutkimiselle esim. eri lakien mukaan täyttyvät. Samaa lomaketta käytetään myös tilattaessa tutkittavaksi salassa pidettäviä/arkaluonteisia asiakirjoja. Sosiaalitoimen asiakirjojen tutkimiseen luvan myöntää hyvinvointijohtaja.
    3. Tietopalvelusihteeri noutaa asiakkaalle tutkittavan aineiston. Arkistohyllyjen väliin ei itse saa mennä tutkimaan asiakirjoja (poikkeuksena aineiston tuntevat sisäiset asiakkaat).
    4. Asiakirjat toimitetaan asiakkaalle työpöydälle tutkittavaksi.
    5. Asiakirjoja tulee käsitellä varoen, sillä ne ovat ainutkertaista kulttuuriperintöä. Sivuja ei saa taittaa ja asiakirjoja tulee käsitellä puhtain käsin.
    6. Arkistotilassa ja asiakirjojen läheisyydessä ei saa syödä eikä juoda.
    7. Asiakirjojen tai sidosten päällä kirjoittaminen on kiellettyä, eikä niihin saa tehdä minkäänlaisia omia merkintöjä.
    8. Tietopalvelusihteeriltä voi tilata maksua vastaan kopiot asiakirjasta. Tutkimuslupalomakkeella voi hakea kopiointilupaa arkaluonteisille/salassa pidettäville asiakirjoille. Kaikista asiakirjoista ei kuitenkaan voida antaa kopioita riippuen lainsäädännöstä. Lomakkeeseen annettujen tietojen perusteella päätetään, voidaanko lupaa asiakirjojen kopioimiselle myöntää.
    9. Asiakirjojen sisällön kuvaus omalla kameralla on kielletty.
    10. Tietopalvelusihteeri neuvoo ja opastaa arkiston käyttöön liittyvissä kysymyksissä.

  • Tietojen antaminen maksutta

    Julkisuuslain 34 §:n mukaan tiedon saanti asiakirjoista on maksutonta, kun pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin sekä jos pyydetty asiakirja on yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun tai asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.

    Maksut

    Arkiston käyttöpalvelumaksut perustuvat Yhteisvaltuusto 14.12.2015 § 24 antamaan päätökseen.

    Tavanomaisesta tiedon antamisesta pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtaisena maksu.

    Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka on porrastettu tiedonhaun vaativuuden mukaan €/työaika + sivukohtainen maksu:

    • normaali tiedonhaku (työaika alle 2 h) 24,80 €
    • vaativa tiedonhaku (työaika 2-5 h) 74,40 €
    • hyvin vaativa tiedonhaku (työmäärä yli 5 h) jolloin tietoja haetaan päätearkistossa usean eri arkistonmuodostajan aineistosta 124 €

    Perusmaksun lisäksi peritään kultakin sivulta erillinen maksu.

    Mikäli tiedonhakua pyydetään kiireellisenä, porrastettu perusmaksu voidaan korottaa kaksinkertaiseksi.

    Edellä mainitulla tavalla porrastettua kiinteää maksua sovelletaan myös tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamiseen asiakirjasta suullisesti sekä siihen, kun asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi ja kun tieto lähetetään sähköpostin välityksellä.

    Nykyisen arkistonmuodostuksen piiriin kuuluvien asiakirjojen lisäksi perittävät maksut koskevat myös kaikista lakkautetuista arkistoista annettavia tietoja.

    • Suurin osa asiakirja-aineistosta on julkista ja vapaasti käytettävissä. Mahdollinen salassapito perustuu aina lainsäädäntöön. Salassa pidettävien asiakirjojen käyttö tutkimusaineistona ja kopioiden luovuttaminen julkisista ja salassa pidettävistä 100 vuotta vanhoista ja sitä nuoremmista henkilörekistereistä edellyttää käyttötarkoituksen selvittämistä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, henkilötietolaki 523/1999 sekä erityislait).
    • Yleensä hyväksyttävä käyttötarkoitus salassa pidettävien tietojen saamiseksi on mm. sukututkimus. Sitä vastoin esim. sosiaalihuollon ja terveydenhuollon asiakas- ja potilasasiakirjoja voidaan antaa vain tieteelliseen tutkimukseen tai tilastointiin.
    • Salassa pidettäviä tietoja voidaan myös antaa, jos asiakirjat koskevat omia tietoja tai ne ovat välttämättömiä jonkin etuuden hakemiseksi tai oikeuden varmistamiseksi (asianosaisjulkisuus).
    • Salassa pidettävien asiakirjojen yleinen salassapitoaika on 25 vuotta. Yksityisyyden suojan piiriin kuuluvien asiakirjojen salassapitoaika on 50 vuotta henkilön kuolemasta tai jos tästä ei ole tietoa, 100 vuotta asiakirjan päiväyksestä.
    • Tutkimuslupapäätökseen tyytymätön voi valittaa siitä kaupunginhallitukselle. Kirjallisen päätöksen mukana tulevat ohjeet valituksen tekemiseksi.

  • Lahden kaupunki on vuodesta 2015 säilyttänyt pysyvään säilytykseen määritellyt asiakirjat vain sähköisessä muodossa.
    Kaupungin asianhallintaa ja sähköistä arkistoa ohjaa tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) joka koostuu noin kolmesta sadasta (300) tiedonohjaussuunnitelmasta (TOS).

    Sähköposti: arkistopalvelut@lahti.fi.

Yhteystiedot