Hyppää sisältöön

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti

Lahden kaupunki muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kuntalaisille yleiskuvaus Lahden kaupungin asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle, sekä yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa kaupunki käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Tietovarannot ja rekisterit

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä.

Lahden kaupungin asiarekisteri ja tiedonhallinta

Asiarekisteri on rekisteri vireille laitetuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Suurin osa asiarekisterimme tiedoista sisältyy asianhallintajärjestelmään, johon rekisteröidään pääasiassa hallintoasioiden käsittelyä koskevat tiedot. Tietoja on myös operatiivisissa järjestelmissä, kuten rakennusvalvonnan, perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen järjestelmissä sekä paperisessa arkistossa.

Lahden kaupungin tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan Lahden kaupungille kuuluvien tehtävien hoidossa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Lahden kaupungin kunnan tietovarannot koostuvat myös fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista.

Tietovarantojen nimikkeet ja käyttötarkoitukset

Konsernihallinto

Konsernipalveluiden tietovaranto: hallinnon tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely

Omistusohjauspalveluiden tietovaranto: omistusohjauksen tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely

Henkilöstöpalveluiden tietovaranto: henkilöstön palkkaaminen ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely

Talouspalveluiden tietovaranto: taloushallintoon liittyvä asiankäsittely

Kehityspalveluiden tietovaranto: palveluiden kehittämisen, tietopalvelu- sekä tietohallintoyksiköiden asiankäsittely

Tilakeskuksen (taseyksikkö) tietovaranto: kiinteistöihin liittyvä asiankäsittely

Elinvoima- ja työllisyyspalvelut

Elinvoimapalveluiden tietovaranto: elinkeinotoimintaan liittyvä asiankäsittely

Työllisyyspalveluiden tietovaranto: työllisyyden hoitamiseen liittyvä asiankäsittely

Kaupunkiympäristön palvelualue

Kaupunkitekniikan tietovaranto: rakentamiseen, kunnossapitoon, alueiden käytön hallintaan ja joukkoliikenteeseen liittyvät asiankäsittelyt.

Kaupunkisuunnittelun tietovaranto: maa- ja asuntopolitiikkaan, asema- ja yleiskaavoitukseen, paikkatietopalveluihin, kiinteistönmuodostukseen ja kaupunki-infran suunnitteluun liittyvät asiankäsittelyt

Rakennus- ja ympäristövalvonnan tietovaranto: jätehuoltoon, rakennusvalvontaan, ympäristöpalveluihin ja ympäristöterveyteen liittyvät asiankäsittelyt.

Sivistyksen palvelualue

Varhaiskasvatuksen tietovaranto: esiopetukseen ja varhaiskasvatukseen liittyvä asiankäsittely

Perusopetuksen tietovaranto: perusopetukseen liittyvä asiankäsittely

Lukiokoulutuspalvelut: lukiokoulutukseen liittyvä asiankäsittely

Kirjasto- ja tietopalveluiden tietovarannot: kirjastopalveluihin liittyvä asiankäsittely

Osallisuus- ja hyvinvointipalveluiden tietovaranto: osallisuuteen, hyvinvointiin ja maahanmuuttoon liittyvä asiankäsittely

Wellamo-opiston tietovaranto: kansalaisopistoon ja taiteen perusopetukseen liittyvä asiankäsittely

Kaupunginmuseon tietovaranto: museotoimintaan liittyvä asiankäsittely

Kulttuurin tietovaranto: kulttuuritarjontaan liittyvä asiankäsittely

Liikuntapalveluiden tietovaranto: liikuntapalveluihin liittyvä asiankäsittely

Nuorisopalveluiden tietovaranto: nuorisoasioihin liittyvä asiankäsittely

Sosiaali- ja terveydenhuollon tietovarannot

Lahden kaupungin sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisvastuu on siirtynyt 1.1.2017 alkaen Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymälle. Kuntayhtymä vastaa hallinnassaan olevien asiakirjojen luovuttamisesta, joten sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja koskevat tietopyynnöt tulee osoittaa yhtymälle.

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.  Tietopyynnössä tulee yksilöidä mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee.  Kun tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja todennettava henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Tietopyynnön hakutekijät, toimittaminen ja käsittelyajat

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi asianumeroa, henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta.

Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti ja se voidaan lähettää sähköisesti, postitse tai esittää sanallisesti.

Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö tehdään kirjallisesti, jonka tulee sisältää tietojen pyytäjän allekirjoitus.

Tietopyyntö käsitellään mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asiasi käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, käsitellään tietopyyntö viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Asiakirjan tyypistä riippuen pyydetyt tiedot luovutetaan joko sähköisinä tai paperisina, tietoihin on mahdollista tutustua sovitusti asiaa hoitavassa yksikössä.

Lahden kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyyntöjen osoitteet

sähköposti: kirjaamo@lahti.fi

postitse: Lahden kaupunki, PL 202, 15101 Lahti

henkilökohtaisesti: Lahti-Piste kaupungin asiakaspalvelu, Kauppakeskus Trio 2 krs, Aleksanterinkatu 18

Paperitulosteista peritään maksu, erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan.

Henkilötietojen tarkastuspyyntöjen tekeminen on ohjeistettu Tietosuoja-sivulla.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.