Lahden kaupungin vieraanvaraisuus

Lahden kaupungin hallintosäännön kaupunginhallitusta ja konsernihallintoa koskevan erillissäännön toimivaltataulukon mukaan kaupunginjohtaja sekä kaupunginhallituksen puheenjohtaja päättävät tiedotus-, neuvottelu- ja edustustilaisuuksien järjestämisestä toiminnassaan sekä niistä aiheutuvien menojen hyväksymisestä määrärahojen puitteissa ja kaupunginhallituksen hyväksymien perusteiden mukaisesti.

• Tilaisuus edistää kaupungin strategisia tavoitteita ja on kaupungin arvojen mukainen.
• Tilaisuudella on huomattava alueellinen, kansallinen tai kansainvälinen merkitys Lahden kaupungin kannalta.
• Tilaisuus on Lahdessa järjestettävä merkittävä yleishyödyllinen, valtakunnallinen kokous, konferenssi, kulttuuri- tai urheilutapahtuma tai kansainvälinen kilpailu.
• Merkittävän lahtelaisen tai valtakunnallisen yhteisön täyttäessä tasavuosia.
• Vieraanvaraisuuden osoittamiset ovat tarkoitettu tilaisuuksiin, joihin osallistuu pääasiallisesti muita kuin Lahden kaupungin palveluksessa olevia henkilöitä tai kaupungin luottamushenkilöitä.
• Vieraanvaraisuus myönnetään kirjallisen hakemuksen perusteella.
• Kaupunki osoittaa vieraanvaraisuutta yhdellä tavalla per tilaisuus, ja vain kerran vuodessa yhteisöä kohden.
• Kaupunki ei myönnä vieraanvaraisuutta tilaisuuksiin, joiden järjestämiskustannuksiin se osallistuu muulla tavalla, esimerkiksi tapahtuma-avustuksena tai sopimukseen perustuvana yhteistyönä.

• Vieraanvaraisuutta haetaan sähköisellä lomakkeella.
• Vieraanvaraisuushakemuksessa tulee ilmetä, millaista vieraanvaraisuutta haetaan, hakijatahon yhteystiedot, tilaisuuden nimi ja tarkoitus, päivämäärä, kellonajat, henkilömäärä, tilaisuuden kansainvälisyys sekä mahdollisuuksien mukaan vieraslista ja ohjelma.
• Kaupunginjohtaja tekee päätöksen vieraanvaraisuuden osoittamisesta. Vieraanvaraisuuden osoittaminen harkitaan tapauskohtaisesti.

• Kaupungin vastaanotto järjestetään ensisijaisesti kaupungintalolla. Vastaanotto voidaan järjestää myös erikseen sovitussa paikassa, mikäli vastaanoton osallistujamäärä ylittää kaupungintalossa sallitun henkilömäärän tai vastaanotto on tarkoituksenmukaista järjestää jossain muualla kuin kaupungintalossa.
• Kaupungin vastaanotot pyritään järjestämään arkipäivisin ja viimeistään klo 19.00 alkaen.
• Kaupungin vastaanottoja ei pääsääntöisesti järjestetä sunnuntaisin eikä juhlapyhinä.
• Kaupungin vastaanoton kesto on 1–1,5 tuntia.
• Vastaanottojen järjestelyvastuu on aina kaupungilla. Kaupungin edustaja vastaanottaa kutsuvieraat, esittää kaupungin tervehdyksen ja on läsnä koko tilaisuuden ajan.
• Kaupungin vastaanotolla voidaan tarjota alkoholiton alkumalja tai kahvitarjoilu.
• Osanottajamääriltään laajoissa tapahtumissa vastaanotto järjestetään vain rajatulle vierasjoukolle.
• Kaupungin vastaanotolle tulevien vieraiden tarkka määrä on vahvistettava viimeistään viikkoa ennen vastaanottoa.