Lahteen toteutettiin jätehuollon ohjelmistorobotti kompostointi-ilmoitusten seurantaan ja raportointiin yhteistyössä Digia Oy:n kanssa. Jos robotin tekemä työ tehtäisiin manuaalisesti, se vaatisi vuodessa jätehuollon resursseja 2,5 henkilötyövuotta.
– Tunnistimme tiettyjen kriteerien perusteella kaupungin organisaatiossa prosessin, jossa automaatio hyödyttäisi eniten ja tutkimme sen kustannushyödyn. Jätehuollon työntekijät olivat motivoituneita löytämään automatisaation kautta ratkaisun aikaa vievään, käsin tehtävään työhön, hankejohtaja Anne Mikkanen kertoo.
”Digitaalinen työntekijä” tekee saman työn, mitä ihminen tekisi eli hakee kaupungin asianhallinnan järjestelmä Dynastysta ja verkkokyselytyökalu Webropolista jätehuollon päätös- ja ilmoitustietoja. Robotti muokkaa tiedot tarkoin määriteltyyn, yhdenmukaiseen tiedostomuotoon, josta tiedot ovat vietävissä suoraan jätehuollon asiakasrekisteriin.
– Tämä vapauttaa kaupungin jätehuollon työntekijöitä entistä vaikuttavampiin töihin. Virheiden mahdollisuus vähenee ja kun kaikki tehdään automaattisesti samojen sääntöjen mukaan, se tasa-arvoistaa kuntalaisen palvelua, Mikkanen jatkaa.
Valtiovarainministeriön rahoittamaan Sähköisten päätösvalmistelurutiinien automatisointi -hankkeeseen osallistuivat Lahden, Heinolan ja Porvoon kaupungit. Projekti päättyy ensi vuoden helmikuussa. Hankehallinnoijana toimii Lahden kaupunki.
Heinolan kaupungin asianhallintajärjestelmä Dynasty10:n testiympäristöön rakennettiin kirjaamistyön automatisointia edistävä, kuntalaisaloitteeseen liittyvä prosessimoottorikokeilu. Sitä voidaan soveltaa käyttöön muissakin isovolyymisissa, mutta vakioitavissa prosesseissa.
Kehittäminen jatkuu
Ohjelmistorobotiikan kehittämistä jatketaan hankkeeseen osallistuneissa kunnissa. Saavutettuja tuloksia dokumentointeineen voidaan hyödyntää projektin jälkeen sekä kaikissa projektiin osallistuneissa kaupungeissa että muissa Suomen kunnissa.
Mikkasen mukaan on tarkoitus, että automatisointiprojekteja tehdään jatkossa Lahdessa muutamia vuodessa.
– Ne voivat liittyä jätehuollon muihin prosesseihin tai esimerkiksi liikuntavuorojen kirjaamisten ja ilmoitusten hallintaan. Silti työ ei mihinkään ihmisiltä katoa, vaan heidän aikansa voidaan suunnata mielekkäämpään ja tuottavampaan työhön. Kaikkeen automatisaatio ei kuitenkaan sovellu, aina pitää varmistaa kuntalaisen oikeusturvan toteutuminen.
– Valtionvarainministeriön myöntämä digikannustinraha on ollut hyvä keino tiivistää kuntien yhteistä kehittämistä. Olisi hienoa, jos avustuksia jaettaisiin jatkossakin ja voisimme jatkaa tätä yhteistyötä, Mikkanen sanoo.