Hyppää sisältöön

Palvelutorin tilojen käytön ohjeistus ja käyttöehdot

Tilojen käyttö

Palvelutori on tilana avoinna arkisin ma-pe klo 8-18, (huomioi kesäaukiolo tai arkipyhä poikkeukset).

Kokoustilat varattavissa (tutustu tiloihin)

  • Arkisin ma-pe klo 8 – 16, Aalto, Niemi ja Harju
  • Arkisin ma-to klo 15-20, perjantaisin klo 15-18, Laine, Ulappa, Joki, Järvi ja Meri
  • La klo 9-16, Laine, Ulappa, Joki, Järvi ja Meri

Tapahtumatilat varattavissa (tutustu tiloihin)

  • Arkisin ma-to klo 8-20, Lava, Paja, Klubi ja Osallistumistila Kymppi
  • Arkisin pe klo 8-18, Lava, Paja, Klubi ja Osallistumistila Kymppi
  • La klo 9-16, Lava, Paja, Klubi ja Osallistumistila Kymppi

Palvelutorin tilojen käytön ehdot ja ohjeistukset

Tilojen varaaja hyväksyy nämä ehdot ja ohjeistukset varatessaan Palvelutorin tiloja. Tutustu ehtoihin ja ohjeistuksiin huolellisesti.

Täältä löydät paljon hyödyllistä tietoa käytänteistä, esim. tietoa kokoustilatarjoilun mahdollisuuksista.

  • Palvelutorin tilat on tarkoitettu kokousten, koulutusten, näyttelyiden ja tapahtumien järjestämiseen. Mikäli tiloja käytetään muuhun kuin edellä mainittuun, on asiasta etukäteen sovittava.

    Palvelutori/Lahden kaupunki saa keskeyttää asiakkaan tilaisuuden ja toiminnan niin halutessaan ilman korvausvelvollisuutta.

    Palvelutori/Lahden kaupunki voi myös kieltäytyä sellaisista tilaisuuksista, jotka vaatisivat liikaa erityisiä järjestelyjä tai eivät sovi Palvelutorin tarkoitukseen.

    Avotulen teko on ehdottoman kiellettyä Palvelutorin kaikissa tiloissa.

    Tupakan, alkoholin tai muiden päihteiden käyttö on kielletty.

    Poliittinen vaalikampanjointi on kiellettyä.

    Käyttäjällä/varaajalla on vastuu tiloista varaamallaan ajalla. Käyttäjä/varaaja huolehtii tilan siisteydestä ja järjestyksesta tilaisuuden päätyttyä.

  • Tilat varataan Lahden kaupungin  Timmi-tilavarausjärjestelmän kautta. Tilojen varaaminen järjestelmässä vaatii vahvan tunnistautumisen sekä käyttöehtojen hyväksymisen.  Tilojen selaaminen on mahdollista ilman tunnistautumista.

    Kokous- ja tapaamistilojen varaaminen onnistuu suoraan Timmistä.

    Tapahtumatilojen varaaminen (Lava, Klubi, Paja, Osallistumistila Kymppi ja Näyttelyseinä) varaus Timmissä muodostuu aina varauskyselyn kautta. Varauskyselyt käsitellään niiden saapumisjärjestyksessä ja saat aina viestin onnistuneesta varauksesta tai sen hylkäyksestä.

    • Kerro varauskyselyn lisätiedot osiossa mahdollisimman tarkasti tapahtuman luonne, kuka sen järjestää ja mikä on tilaisuuden aihe, onko se yleisötilaisuus vai suljettu tilaisuus. Kuinka paljon tilaisuuteen odotetaan osallistujia, onko tarjoiluja jne. Huomioi varauksen ajassa myös tilajärjestelyyn tarvittava aika, niin ennen kun jälkeen varsinaisen tilaisuuden. Tilaan liittyvistä järjestelyistä on sovittava jo tilavarausta tehtäessä.
    • Huomioitavaa myös, että tapahtumatilan varauksen peruutus ei Timmin kautta onnistu. Laitathan peruutuksesta viestiä tilavaraukset.palvelutori@lahti.fi.

    Tilan avain luovutetaan varaajalle, henkilöllisyystodistus esitettävä. Mikäli avaimen noutaa joku muu vastuuhenkilö kun tilan varaaja, ilmoita siitä etukäteen.

     

    Viikonloppukäyttö

    Palvelutori on viikonloppuisin suljettu.

    Palvelutorin kokoustilat Laine, Joki, Ulappa, Järvi, Meri sekä tapahtumatilat Klubi, Paja ja Lava ovat kuitenkin varattavissa myös lauantaisin klo 9-16. (pl. pyhäpäivät, kesäaukioloaika ja Trion ollessa suljettu). Sunnuntaisin tilat eivät ole käytettävissä.

    Lauantaisin tilojen käyttö edellyttää aina järjestyksenvalvojan läsnäolon koko varauksen ajalle. Tästä tulevan kustannuksen maksaa tilan varaaja. Tilaus järjestyksenvalvojasta tehdään Securitakselta, joka toimii Palvelutorin turvallisuus kumppanina. Yhteystiedot järjestyksenvalvojan tilaamiseen saat Palvelutorilta.

    Sopimus syntyy varauksen yhteydessä. Tilaisuuden varaajan/järjestäjän henkilöllisyystodistus tarkistetaan avaimen luovutuksen yhteydessä.

     

  • Kokoustilojen käyttö on maksutonta yleistä ja yhteisöllistä hyötyä tavoitteleville yhdistyksille ja järjestöille, Palvelutorin toimijoille ja heidän yhteistyökumppaneilleen, kaupungin yksiköille, kaupunkikonsernin yhtiöille sekä valtion tai julkishallinnon viranomaisille. Mahdollisista kustannuksista ilmoitamme erikseen (järjestyksenvalvonta tms.).​

    Yrityksiltä peritään tilavuokra.

    Mikäli tapahtumaan osallistujilta peritään pääsymaksu tai muuta osallistumismaksua, peritään myös tilasta tilavuokra.

    Tiloissa ei saa tehdä myyntityötä.

  • Ilmoittautuminen ja käynti tilaan
    Ilmoittaudu saapuessasi Palvelutorin Infoon. Avain kokoustilaan luovutetaan ainoastaan ennalta ilmoitetulle vastuuhenkilölle. Henkilöllisyystodistus tarkastetaan. Pidä avaimesta huolta, ja palauta se heti kokouksen päätyttyä.

    Tila tulee ottaa käyttöön 15 min sisällä varauksen alkamisesta, muuten varaus peruuntuu ja tila vapautuu uudelleen varattavaksi. Mikäli tilan tarve peruuntuu, tulee varaus peruuttaa mahdollisimman pian.

    Kokoustilojen ovenpielessä on pienet näytöt, josta ”kirjaudutaan” tilaan käyttöön otettaessa.

    Käyttäjä vastaa tilakäytön aikana käyttämistään tiloista ja tilojen irtaimesta omaisuudesta sekä niiden asianmukaisesta käytöstä.
    Tiloissa järjestettävistä kokouksista ja tilaisuuksista aiheutuvista mahdollisista lisäkustannuksista (esim. siivous, jätehuolto, tiskaus, hälytykset, järjestyksenvalvonta, tekninen tuki, kiinteistönhuollon toimenpiteet tms.) vastaa tilojen käyttäjä.

    Mahdollisista vahingoista on ilmoitettava mahdollisimman pian järjestyksenvalvojalle.

    Tilojen järjestelyt ja tilasta poistuminen

    Tilojen käyttäjä huolehtii tilojen järjestelystä ja siitä, että käytössä ollut tila jää siistiksi kokouksen tai tapahtuman jälkeen. Palautetaan tila alkuperäiseen järjestykseen.

    Mahdolliset tarjoilukärryt siirrettävä tilan ulkopuolelle. Käytössä olleet muut Palvelutorin tavarat, esim. fläppi tai lisätuolit tulee palauttaa sinne, mistä niitä on lainattu. Lainatut tekniikan välineet tulee palauttaa järjestyksenvalvojalle.

    Käyttäjän tulee huolehtia, että tilan ovet lukitaan kokouksen tai tapahtuman jälkeen.

    Avain palautetaan Palvelutorin Infoon. Mikäli järjestyksenvalvoja on muissa tehtävissä eikä paikalla Infossa, voi avaimen palauttaa myös Lahden Talojen lähellä olevaan pieneen valkoiseen postilaatikkoon.

    WC-tilat löytyvät Palvelutorin ulkopuolelta, kauppakeskus Triosta, liukuportaiden yläpäästä. Inva-WC löytyy Palvelutorilta kokoustila Niemen vierestä sekä Klubin oven vierestä. Wc:t aukeavat kokoustilan avaimella.

  • Palvelutorin tiloissa on mahdollista tarjota ja nauttia esim. kahvitarjoiluja. Tilan varaaja/käyttäjä huolehtii aina itse tarjoiluista. Tilojen käyttäjä huolehtii myös tilan siisteydestä tarjoilujen jäljiltä. Ulkopuoliselta tilatut astiat kerätään kärryyn ja toimitetaan tilan ulkopuolelle. Pöytien jne. pinnat tulee jäädä tyhjiksi ja siisteiksi.

    Klubi tilassa on kahvin- ja vedenkeitin, mikro sekä jääkaappi. Muissa tiloissa kahvia ei ole mahdollista keittää. Mukit ja kaikki muu tarjoiluun tarvittava tuo tilan käyttäjä itse paikalle. Käyttäjä huolehtii myös mahdollisista tiskeistä.

    Palvelutorin Olkkarissa on kahviautomaatti, jossa kuppi kahvia/teetä/kaakaota maksaa 0,70 €. Toimii maksukortilla.

    Alkoholin tarjoaminen ja nauttiminen on Palvelutorin tiloissa kiellettyä.

    Kauppakeskus Triossa toimivat yritykset ovat myös kiinnostuneita hoitamaan kokoustiloihin tilattavaa valmista tarjoilua: