Tapahtuman turvallisuus

Tapahtumasta ei saa aiheutua vaaraa yleisölle tai omaisuudelle. Vaatimus tämän osalta on sama kaikille tapahtumille, sisällöstä tai koosta huolimatta. Tapahtumien turvallisuutta säätelevät monenlaiset lait ja säädökset ja ne asettavat tapahtuman järjestäjän toiminnalle vaatimuksia, jotka turvaavat niin tapahtumassa kävijää kuin itse tapahtuman järjestäjääkin. Lakien ja niiden perusteella tehtävien ilmoitusten ja lupahakemusten tehtävä on myös herätellä tapahtumajärjestäjää pohtimaan tapahtuman sisältämiä vaaroja ja riskejä. Vaikka jonkin tapahtumaan liittyvän palvelun tai toiminnon tuottaa jokin ulkopuolinen taho, on tapahtumajärjestäjä AINA vastuussa myös tämän toiminnon turvallisuudesta.

Tapahtumaturvallisuus on laaja kokonaisuus, joka muodostuu mm. paloturvallisuudesta, ensiavusta, rikosturvallisuudesta, elintarviketurvallisuudesta ja järjestyksenpidosta. Kaikkien osioiden toimiminen on myös erittäin tärkeä huomioida turvallisuustekijänä. Esimerkiksi yleisön saapuminen alueelle, ihmismassojen hallinta ja muu toiminta sisääntuloalueilla on tärkeää huomioida ja laskea oikein jonojen minimoiseksi.

Pelastuslaitoksen, poliisin ja ensihoitoviranomaisten ottaminen mukaan tapahtuman suunnitteluun auttaa tapahtumajärjestäjää ehkäisemään vaaratilanteet entistä laajemmin. Myös turvallisuusalan ammattilainen on jo suunnitteluvaiheessa kullanarvoinen apu tapahtuman turvallisuusasioita kartoitettaessa ja käytännön toimia suunniteltaessa. Henkilökunta on myös tärkeää perehdyttää turvallisuusasioihin.

Riskikartoitus

Riskit koskevat kaikenlaisia tapahtumia ja riskit pitäisi pystyä kartoittamaan ennakkoon mahdollisimman laajasti.  Kartoitus kannattaakin tehdä heti, kun riskit ovat tunnistettavissa esimerkiksi paikan, ajankohdan ja sisällön puolesta. Riskikartoituksessa tulee ottaa huomioon kaikki seikat, jotka voivat mennä pieleen tapahtuman valmistelussa ja sen aikana ja jopa päätyttyä. Ennakoimalla ja valmistautumalla parannetaan huomattavasti toimintakykyä mahdollisissa haastavissa ja stressaavissa tilanteissa.

Tapahtumissa riskejä löytyy hyvin monesta eri näkökulmasta ja kaikki ne ovat yhtä tärkeitä huomioida. Olennaisimmat riskit on tunnistettava ja hallittava. Kaikkiin riskeihin ei välttämättä koskaan voi varautua, mutta on hyvä pyrkiä siihen. Riskien arvioinnissa on hyvä tutkia tarkasti kaikki tapahtuman puolet ja miettiä, mitkä asiat aiheuttavat mahdollisesti haittaa tai vahinkoa, miten ne voitaisiin eliminoida, ehkäistä tai suojata. Tapahtumissa muutos on aina mahdollista, jolloin myös riskit muuttuvat niiden myötä ja silti riskienhallinnan olisi seurattava muutosten mukana.

Erinomaisena pohjana riskien kartoitukselle ja -hallinnalle toimii turvallisuus-/pelastussuunnitelma, jossa on jo valmiiksi määriteltyjä arvioitavia riskejä häiriökäyttäytymisestä säämuutoksiin ja terrorismista tulipaloihin. Esimerkiksi sääolosuhteita on tärkeää huomioida rakenteiden kiinnityksissä jo ennen tapahtuman alkua.

Huomioitavia riskitekijöitä tapahtumissa

Kauko-ohjattavat ilmailualukset eli drone-lennokit voivat luoda turvallisuusuhan tapahtumissa. Drone-lennokin tulee täyttää ilmailumääräykset ja lennättäjän tulee tietää lennättämiseen liittyvät riskit, kuten turvallinen lennätyskorkeus, ja lennokin mahdollinen putoaminen signaalin katketessa. Liikenne- ja viestintävirasto Traficomille on tehtävä ilmoitus kauko-ohjattavan ilmailualuksen lennättämisestä tapahtumissa. Kysy tarvittaessa apua turvallisuusalan ammattilaisilta.

Avotulen teko kokoontumistiloissa on kielletty ilman paloviranomaisen lupaa. Ulkoilmatapahtumissa tulee aina ottaa huomioon mm. metsäpalovaroitus, jolloin avotulta ei saa tehdä. Tuliesitykset, sekä räjähteitä tai vaarallisia kemikaaleja sisältävät erikoistehosteet tarvitsevat kiinteistön omistajan/haltijan ja tarvittaessa maanomistajan luvan.  Tuliesityksen tai tehosteiden käyttöä varten on tehtävä pelastussuunnitelma, jossa esityksen ja tehosteiden vaarat on tunnistettu, vaikutukset on arvioitu ja turvallisuusjärjestelyt on mietitty. Sekä avotulen tekoa että tuliesitystä varten tehdään ilmoitus pelastusviranomaiselle, ja tapahtumapaikalle tulee varata riittävästi alkusammutuskalustoa. Tehosteista ja tuliesityksestä tehtävässä ilmoituksessa tulee myös nimetä vastuuhenkilö, jolla tulee olla riittävä pätevyys. Vastuuhenkilön tehtävänä on huolehtia siitä, että tulta ja tehosteita käsitellään huolellisesti ja turvallisesti. Vastuuhenkilöllä tulee siten olla riittävä koulutus tulenkäsittelyyn ja mahdollisessa onnettomuustilanteessa toimimiseen.

Ilotulitusnäytöksestä (ml. pyrotekniikkashow’t) on ilmoitettava paikkakunnan poliisille vähintään seitsemän vuorokautta ennen näytöksen järjestämistä. Ilmoitus ilotulitusnäytöksestä on tehtävä, vaikka ilotulitusnäytös olisi osa muuta yleisötilaisuutta.

Tapahtumanjärjestäjän tulee kartoittaa tapahtumassa käytettävän palavien nesteiden sekä nestekaasun käyttö- ja varastointipaikat sekä kokonaistarve, josta on neuvoteltava pelastusviranomaisen kanssa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Yleensä pelastuslaitos edellyttää ja vaatii, että kaikki kaasupullot käyttöpisteessä on kytkettynä käyttölaitteeseen. Nestekaasulaitteita ja pulloja käsittelevien henkilöiden tulee olla tietoisia nestekaasun ominaisuuksista ja vaaroista. Nestekaasulaitteet on oltava CE merkittyjä sekä niistä tulee selvitä, soveltuuko laite ulko- vai sisäkäyttöön. Sisätiloissa käytettävät kaasulaitteet on varustettava liekinvalvontalaitteella, joka estää palamattoman kaasun kertymisen tiloihin.

Yleisöesityksissä käytettäväksi tarkoitettu laserlaitteisto on esitettävä Säteilyturvakeskuksen tarkastettavaksi vähintään 30 päivää ennen laitteiston suunniteltua käyttöajankohtaa (ns. ensitarkastus). Jos ulkona pidettävässä laseresityksessä käytetään päättämättömiä säteitä, siitä on ilmoitettava Säteilyturvakeskukselle 10 viikkoa ennen aiottua laserien käyttöajankohtaa. Laserin käytöstä ulkoilmaesityksessä on tehtävä ilmoitus myös Finavialle.

Tapahtuma-alueiden suunnittelussa täytyy joskus miettiä myös mahdolliset raskaiden ajoneuvojen ajon estämiset yleisön joukkoon. Lahdessa voi tapahtumien ajonestoina käyttää mm. betonisia lampaita, joita on 15 kappaletta keskustan alueella, mutta niitä voidaan tarvittaessa siirtää kauemmaksikin.

Tapahtumaa varten tarvitaan erilaisia väliaikaisrakenteita, kuten lavoja, telttoja, katoksia, aitoja, käymälöitä, penkkejä ja pöytiä. Tapahtuman rakenteet tulee olla pystytetty ja tuettu niin hyvin, että ne kestävät yllättävätkin sääilmiöt. Varmista, että sinulla on tiedossa kaikkien rakenteiden tuulirajat ja henkilöitä, jotka seuraavat mittareilla tuulen voimakuutta. Lavarakenteiden pystytyksestä huolehtii lavan toimittava palveluntuottaja, mutta tapahtumajärjestäjän vastuulla on varmistaa rakenteiden kestävyys. Tilaisuuksien rakenteiden turvallisuudesta kannattaa neuvotella rakennusvalvontaviranomaisen kanssa – joskus myös väliaikaisrakenteet vaativat luvan.

Vaaratilanteet ja onnettomuudet

Jos riskikartoituksesta ja riskienhallinasta huolimatta tapahtumassa sattuu vakava vaaratilanne tai onnettomuus, on tapahtumajärjestäjällä velvollisuus tehdä tapauksesta viipymättä ilmoitus kuluttajaturvallisuutta valvovalle Turvallisuus- ja kemikaalivirastolle (Tukes).

Tapahtumassa sattuville tapaturmille ja läheltä piti -tilanteille perustetaan onnettomuuskirjanpito eli vaararekisteri, johon kirjataan tiedot ylös suunnitelmallisesti. Tapahtumajärjestäjän tulee myös suunnitella käytännöt, joilla henkilökunta ja yleisö voi ilmoittaa havaitsemistaan turvallisuuspuutteista tai onnettomuuksista tapahtuman aikana. Vaararekisteriä käytetään apuna seuraavan tapahtuman turvallisuussuunnittelussa.

Yhteistyö viranomaisten kanssa

Tapahtumajärjestäjän on tapahtumaa suunnitellessaan ja järjestäessään tarvittaessa aktiivisesti konsultoitava viranomaisia onnistuakseen turvallisen ja viihtyisän tapahtuman järjestämisessä. Suurtapahtumia ja suuremman turvallisuusriskin tapahtumia järjestettäessä, tuleekin hyvissä ajoin kutsua kokoon viranomaistapaaminen, johon kutsutaan kaikki olennaiset viranomaistahot.

Tapaamisessa kukin viranomaistaho asettaa omat ehtonsa, jotka järjestäjän tulee tapahtumaa toteuttaessaan huomioida. Tavallisemmin tapaamiseen osallistuvat poliisin, pelastusviranomaisen, ensihoidon, rakennus- ja ympäristövalvonnan ja kunnallistekniikan edustajat. Viranomaispalaverissa tapahtuman järjestäjä ja esim. turvallisuudesta vastaava taho voivat esitellä ajatuksiaan siitä, miten ovat ajatelleet tapahtuman järjestää ja huolehtia turvallisuudesta sekä järjestyksenpidosta. Parhaimmillaan näin toimien säästyy paljon aikaa ja saadaan päätöksiä aikaiseksi kaikkien osapuolten kannalta katsottuna tyydyttävällä tavalla. Tarvittaessa mukaan voidaan kutsua muitakin toimijoita.

Suurtapahtumissa ja suuremman turvallisuusriskin tapahtumissa järjestetään ennen tapahtuman alkua viranomaistarkastus, johon viranomaiset osallistuvat tarpeen mukaan. Tarkastuksen koollekutsumisesta vastaa tapahtumanjärjestäjä tai turvallisuusjohto. Tarkastuksessa tapahtumapaikalla käydään läpi kaikki kriittiset pisteet, turvallisuusriskit ja muut eri viranomaisten näkökulmista olennaiset tekijät. Tarkastuksessa on oltava mukana kaikki tarpeelliset asiakirjat sekä vastuuhenkilöt. Tarkastus sovitaan aina tapauskohtaisesti ja yleensä siitä on maininta poliisin kokoontumislain mukaan antamassa päätöksessä yleisötilaisuutta koskevissa määräyksissä. Tarkastus on maksullinen.

Kuluttajaturvallisuus

Tapahtuman järjestäjä vastaa tapahtuman turvallisuudesta kokonaisuudessaan. Yleisötapahtumat ovat kuluttajaturvallisuuslain tarkoittamia kuluttajapalveluita. Tapahtuman järjestäjän pitää noudattaa kuluttajaturvallisuuslain yleisiä vaatimuksia.

Tapahtumasta ei saa aiheutua vaaraa yleisölle tai omaisuudelle. Kuluttajaturvallisuuslain vaatimukset koskevat kaikkia yleisölle avoimia tapahtumia, riippumatta esim. siitä, ovatko ne maksullisia tai ilmaisia tai mikä taho tapahtuman järjestää.

Useat eri lait ja viranomaiset edellyttävät yleisötapahtumilta turvallisuussuunnitelmaa tai turvallisuusasiakirjaa. Tukes valvoo, että tapahtuman järjestäjät laativat tapahtumista kuluttajaturvallisuuslain vaatiman turvallisuusasiakirjan. Turvallisuusasiakirjaa ei tarvitse lähettää Tukesiin, ellei Tukes sitä erikseen pyydä.

Laadi turvallisuusasiakirja sellaisista yleisötapahtumista, joista voi aiheutua vaaraa tapahtumaan osallistuvien henkilöiden tai sivullisten turvallisuudelle esim. tapahtuman luonteen tai laajuuden vuoksi. Aloita turvallisuusasiakirjan kokoaminen tapahtumasuunnittelun alkuvaiheessa. Täydennä sitä suunnittelun edetessä ja tarvittaessa vielä tapahtuman jälkeenkin, jotta käytännön kokemukset tulee kirjattua muistiin. Hyödynnä henkilöstön osaamista turvallisuusasiakirjan laatimisessa.

Tapahtumien oheispalveluina voi olla erilaisia ohjelmapalveluita, esim. benji-hyppyjä, poniratsastusta tai kiipeilyä. Ohjelmapalvelun toteuttajan on laadittava omasta palvelustaan turvallisuusasiakirja, jos kuluttajaturvallisuuslaki sitä edellyttää. Tapahtuman pääjärjestäjän kannattaa pyytää turvallisuusasiakirjat kaikilta tapahtumaan osallistuvilta palveluntarjoajilta jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa, jolloin on parhaat mahdollisuudet vaikuttaa tapahtuman kokonaisturvallisuuteen.

Järjestyksenvalvonta ja ensiapu

Tapahtuma-aikaista turvallisuutta valvovat järjestyksenvalvojat, joita on Lahdessa pääsääntöisesti oltava yleensä vähintään yksi sataa tapahtumassa kävijää kohden. Vähimmäisrajan järjestyksenvalvojien määrälle asettaa poliisi ja se voi myös tarvittaessa muuttaa tarvittavien järjestyksenvalvojien määrää. Järjestyksenvalvojan tehtävänä on ylläpitää järjestystä ja turvallisuutta, valvoa tapahtuman kävijämäärää sekä estää rikoksia ja onnettomuuksia siinä tilaisuudessa tai alueella, johon hänet on asetettu. Järjestyksenvalvontaa ja turvallisuutta tulee johtaa keskitetysti, kuten muitakin toimintoja.

Järjestyksenvalvojaksi voidaan hyväksyä henkilökohtaisilta ominaisuuksiltaan tehtävään sopiva 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka on saanut poliisihallituksen määrittämän koulutuksen. Pääsääntöisesti tapahtumiin halutaan koulutuksen käyneitä järjestyksenvalvojia, joilla on voimassa oleva järjestyksenvalvojan kortti. Alueen poliisilaitos voi kuitenkin halutessaan hyväksyä järjestyksenvalvojaksi kokoontumislain mukaiseen yksittäiseen tilaisuuteen hyvästä syystä myös henkilön, joka ei ole suorittanut järjestyksenvalvojan peruskoulutusta. Hyväksyminen on voimassa vain luvassa määritellyn tilaisuuden keston ajan.

Jokaisessa yleisötapahtumassa on oltava kokenut ensiapuvastaava. Tapahtumajärjestäjän on tarvittaessa järjestettävä tapahtumapaikalle ensiapupiste, jonka ensiapuvalmius, taso ja laajuus riippuvat tapahtuman luonteesta, laajuudesta, yleisömäärästä ja riskitasosta. Pienissä ja vähäriskisissä tapahtumissa ei erillistä ensiapuryhmää tarvita, mutta tällöinkin tapahtuma-alueelta on löydyttävä välineet ensiavun antamiseen. Tapahtumajärjestäjä vastaa myös ensihoitovalmiudesta ja lisäavun hälyttämisestä.

Yleisötapahtumien ensiavun järjestäminen kuvataan joko pelastussuunnitelmassa, erillisellä lomakkeella tai ensiapusuunnitelmassa, riippuen tapahtuman koosta. Suurissa ja riskialttiissa tapahtumissa on oltava turvallisuuspäällikkö, joka toimii pelastus- ja ensihoitoviranomaisten yhteyshenkilönä ja laatii heidän kanssaan hälyttämisohjeet ja ensiapusuunnitelman. Kaikki Päijät-Hämeen alueen yleisötapahtumat tulee pelastuslaitoksen antaa tiedoksi ensihoitokeskukselle.

Vartiointi

Tapahtumat tarvitsevat joskus myös vartiointipalveluita. Vartijan on oltava turvallisuusalan asiantuntijapalveluntuottajan edustaja, jonka kanssa palvelusta tehdään selkeä toimeksiantosopimus. Vartijan perustehtävä on suojata omaisuutta tai toimeksiantosopimukseen merkityn henkilön/henkilöiden koskemattomuutta. Vartioimisliike saattaa suorittaa tapahtumaan liittyen myös esimerkiksi arvokuljetuksia.

Vakuutukset

Tapaturmavakuutus kattaa tapahtumajärjestäjälle, tapahtuman henkilöstölle ja talkooväelle tapahtuneet tapaturmat. Mikäli järjestäjällä on palkattua henkilökuntaa, hän on jo lakisääteisesti määrätty maksamaan tapaturmavakuutusta jokaisesta palkatusta työntekijästä. Tapahtumajärjestäjä on kuitenkin vastuussa vapaaehtoisten turvallisuudesta.

Järjestäjän on otettava vastuuvakuutus, jos tapahtuman järjestämisestä voi aiheutua vahinkoa henkilölle tai omaisuudelle. Vastuuvakuutus kattaa tapahtuman korvausvastuun yleisöä, toimihenkilöitä tai ulkopuolisia kohdanneista henkilö- tai esinevahingoista. Poliisi edellyttää tapahtumasta tehtävän yleisötilaisuusilmoituksen hyväksymiseksi vastuuvakuutusta. Vakuutus voi peittää järjestäjän vastuun mm. järjestyksenpidon, valvonnan tai muun turvallisuustoimen riittämättömyydestä sekä toimipaikan, sen rakenteiden ja laitteiden tai kalusteiden puutteellisesta kunnosta. Vakuutusyhtiö selvittää onko järjestäjällä korvausvastuu tapaturman sattuessa.

On hyvä muistaa, että yrityksen tai yhdistyksen yleisvakuutus ei aina pidä sisällään yleisötapahtuman vastuuvakuutusta, joka korvaisi yleisölle tapahtumassa sattuneet vahingot. Tapahtumajärjestäjän kannattaakin selvittää jo suunnitteluvaiheessa, millaisia vakuutuksia tapahtumaa varten tarvitaan.

Tapahtuman keskeyttäminen

Jos tapahtumasta aiheutuu vaaraa yleisölle, sitä ei saa jatkaa. Kun vaara on havaittu, tapahtuma voidaan joutua keskeyttämään osittain tai lopettamaan kokonaan joko tapahtuman järjestäjän oman arvion perusteella tai viranomaisen määräyksestä. Tapahtumaa voidaan jatkaa vasta kun on varmistuttu siitä, että vaara on poistettu ja tapahtuma on riittävän turvallinen. Toimintatavat tapahtuman turvallisuuden jatkuvaan seurantaan ja vaarojen tunnistamiseen sekä turvalliseen keskeyttämiseen tulee ottaa huomioon tapahtuman turvallisuussuunnittelussa ja turvallisuusasiakirjassa.

Päätös tapahtuman keskeyttämisestä tehdään yhteistyössä turvallisuuspäällikön kanssa, jotta esimerkiksi tilasta poistumisesta ei aiheudu lisävaaraa yleisölle. Myös tiedon jakaminen keskeyttämisestä kaikille tapahtumassa työskenteleville on tärkeää, ettei tapahtumasta lähde ristiriitaisia viestejä yleisölle ja muille osallistujille. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki keskeyttämispäätöksen alla olevat myyntikojut, toimipisteet ja esiintymistilat suljetaan ja henkilökunta keskittyy yleisön ohjaamiseen turvallisesti pois tapahtuma-alueelta.