Hyppää sisältöön

Luvat ja ilmoitukset

Tapahtumia koskevat monenlaiset lait, säännöt ja ohjeet. Tapahtuman koko, sijainti, ajankohta ja sisältö määrittävät hyvin pitkälle tarvittavat luvat.

Luvat ja ilmoitukset takaavat osaltaan sen, että tapahtuma on hyvin järjestetty ja turvallinen niin siihen osallistuville, kuin myös sen järjestäjälle. Tapahtumajärjestäjän kannattaa konsultoida viranomaisia jo tapahtumaa suunnitellessaan, sillä vastuu tapahtumasta on AINA järjestäjän. ​
Mikäli et ole varma, mitä lupia tarvitset, kannattaa tilanne selvittää aina asianomaisen viranomaisen kanssa. Kaikki tapahtumat eivät tarvitse kaikkia lupia. Pieni sisätilatapahtuma voi toteutua ilman erityisiä lupia, mutta megaluokan ulkotapahtuma tarvitsee kymmeniä erilaisia lupia ja sopimuksia.

Esimerkkejä tapahtumissa huomioitavista laeista

Kokoontumis- ja järjestyksenvalvonnanlaki säätelee tapahtuman turvallisuutta. Pelastuslaki velvoittaa ehkäisemään ja varautumaan vaaratilanteisiin. Laki kulutustavaroiden ja kuluttajapalveluiden turvallisuudesta liittyy myös tapahtuman järjestämiseen. Elintarvikelaki ja terveydensuojelulaki velvoittavat myös tapahtuman järjestäjää.

eTapahtuma

Lahdessa on otettu käyttöön oma sähköinen eTapahtuma -palvelu, jonka avulla löydät keskitetysti tiedot tapahtumien vaatimista luvista ja ilmoituksista. Palvelusta voi aluksi varata suoraan vain Lahden kaupungin hallinnoimat yleiset ulkotapahtuma-alueet. Muut tapahtuma-alueet, kuten liikunta- ja urheilukentät ja sisätilat varataan vielä suoraan niiden hallinnoijilta.
Palveluun on kuitenkin koottu kaikki tieto tapahtumien tarvitsemista luvista Lahdessa perusteluineen ja ohjeistuksineen. Mukana ovat myös tarvittavat e-lomakkeet tai muut tärkeät yhteystiedot, joten palvelun takana on muhkea tietopaketti tapahtumanjärjestäjälle Lahdessa.

eTapahtuma

Mistä aloittaa?

  1. Kun olet valinnut tapahtumapaikan ja -ajan, varaa alue itsellesi. Tarvitset tapahtumaasi varten luvan tapahtuma-alueen käyttämiseen. 
  2. Ota yhteys viranomaisiin hyvissä ajoin. Ilmoitus yleisötapahtumasta poliisille tulee tehdä aina, kun kyse on seuraavanlaisista tilaisuuksista: 

Suuret tapahtumat (useita satoja osallistujia)
Yleisten paikkojen (varsinkin liikenneväylät) ulkotapahtumat
Erityisryhmille suunnatut tilaisuudet
Myöhäisiltaan tai yöhön kestävät tapahtumat (klo 22.00 jälkeen)
Tapahtumassa tarvitaan järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta
Tapahtumassa on anniskelua
Tapahtuma vaatii pelastussuunnittelua (kyseessä yli 200 henkilön tilaisuus)
Tilaisuudet, jotka herättävät voimakkaita tunteita (on vaarana, että tilaisuutta tullaan jollain tavalla häiritsemään) 

Aikataulu tapahtuman lupien, ilmoitusten ja suunnitelmien hakemisesta

Huom! Teethän tapahtuman tarvitsemat tapahtuman tarvitsemat hakemukset heti kun se on mahdollista. Suurista tapahtumista ilmoitetaan jopa vuotta ennen tilaisuuden alkamista. Toimita hakemukset liitteineen mahdollisimman valmiina, mutta tarvittaessa voit täydentää niitä tarvittavien tietojen saavuttua. Kuvattuna on yleisimpiä lupia ja ilmoituksia, jotka koskevat vain osaa tapahtumista. Näet kaikki luvat kohdasta Tapahtumiin liittyviä lupia, ilmoituksia, varauksia ja suunnitelmia Lahdessa.

Suuremmissa tapahtumissa lupa-asioista järjestetään viranomaispalavereja, joissa käydään yhteisesti tapahtumaan liittyviä asioita läpi tapahtumajärjestäjän ja eri viranomaisten kesken. Näin pystytään huomioimaan ajoissa viranomaisten asettamat vaatimukset.

Tapahtumiin liittyviä lupia, ilmoituksia, varauksia ja suunnitelmia Lahdessa

Tapahtumaan tarvittavien lupien ja viranomaisilmoitusten määrä riippuu tapahtuman luonteesta ja koosta. Alle on koottu kaikki tällä hetkellä tiedossa olevat mahdolliset luvat ja ilmoitukset. Lupien hakeminen ja viranomaisilmoitusten tekeminen on tapahtuman järjestäjän vastuulla. Huomioithan, että lupiin ja ilmoituksin liittyvät käytännöt muuttuvat toisinaan, joten uusin tilanne kannattaa aina tarkistaa suoraan luvan myöntävältä viranomaiselta. Luvan yhteyteen merkitty käsittelyaika voi pidentyä, jos hakemuksia on runsaasti tai käsittelijä joutuu pyytämään korjauksia tai täydennyksiä hakemukseen.

Sivu päivitetty 21.9.2021